Binnen een zorgorganisatie kan iedere dag iets onverwachts gebeuren. Een medewerker valt langdurig uit, een belangrijk proces blijkt onvoldoende geborgd, er ontstaat een incident rond cliëntveiligheid of tijdens een audit blijkt dat afspraken niet goed worden nageleefd.
Niet ieder risico is te voorkomen. Maar een organisatie kan zich er wél op voorbereiden. Goed risicomanagement helpt zorgorganisaties om kwetsbaarheden vroegtijdig te herkennen en maatregelen te nemen voordat kleine problemen grote gevolgen krijgen.
Risicomanagement klinkt misschien zwaar en theoretisch, maar in de praktijk draait het om een aantal eenvoudige vragen:
Door deze vragen structureel te stellen, ontstaat inzicht in de kwetsbare onderdelen van een organisatie.
Dat gaat niet alleen over directe cliëntveiligheid. Ook personeel, ICT, privacy, financiën, continuïteit en bedrijfsvoering spelen een belangrijke rol.
Iedere zorgorganisatie is anders. Toch zien we een aantal risico’s regelmatig terugkomen.
Denk bijvoorbeeld aan personeelstekorten waardoor roosters moeilijk gevuld kunnen worden, onvoldoende geschoolde medewerkers, medicatiefouten, onduidelijke verantwoordelijkheden of procedures die op papier goed zijn vastgelegd maar in de praktijk anders worden uitgevoerd.
Maar ook afhankelijkheid van één medewerker, onvoldoende bescherming van persoonsgegevens of het uitvallen van belangrijke systemen kunnen grote gevolgen hebben.
Juist omdat risico’s uit zoveel verschillende onderdelen van de organisatie kunnen komen, is het belangrijk om ze niet afzonderlijk te bekijken.
In veel organisaties ontstaat actie nadat er iets is gebeurd. Een incident wordt onderzocht, een klacht leidt tot aanpassingen of een audit brengt een tekortkoming aan het licht.
Dat is belangrijk, maar liever wil je eerder in het proces kunnen ingrijpen.
Door periodiek een risicoanalyse uit te voeren, kun je kwetsbaarheden herkennen voordat er daadwerkelijk problemen ontstaan.
Daarbij hoeft niet ieder risico onmiddellijk opgelost te worden. Het gaat juist om prioriteiten stellen. Welke risico’s hebben de grootste mogelijke gevolgen? Waar is de kans het grootst dat iets misgaat? En welke maatregelen zijn noodzakelijk?
Zo ontstaat een overzichtelijke verbeteragenda.
De mensen op de werkvloer weten vaak precies waar processen kwetsbaar zijn.
Misschien werkt een procedure in de praktijk niet goed. Misschien wordt informatie dubbel geregistreerd of is er onduidelijkheid over wie ergens verantwoordelijk voor is.
Door medewerkers actief te betrekken bij risicomanagement krijg je niet alleen betere informatie, maar creëer je ook meer bewustwording.
Risicomanagement wordt daarmee geen document van het management of de kwaliteitsfunctionaris, maar onderdeel van het dagelijks handelen.
Een uitgebreide risicoanalyse heeft weinig waarde wanneer deze daarna in een map verdwijnt.
Na het inventariseren van risico’s moet daarom duidelijk zijn:
Juist die opvolging maakt het verschil tussen risico’s registreren en daadwerkelijk risico’s beheersen.
Risicomanagement is nauw verbonden met kwaliteitsmanagement. Beide zijn gericht op het structureel verbeteren van de organisatie.
Incidentmeldingen, klachten, audits, cliënttevredenheid en medewerkersfeedback leveren allemaal informatie op over mogelijke risico’s. Door deze informatie met elkaar te verbinden, ontstaat een veel completer beeld.
Een terugkerende klacht kan bijvoorbeeld wijzen op een procesrisico. Een hoog ziekteverzuim kan een signaal zijn van structurele werkdruk. En terugkerende auditbevindingen kunnen betekenen dat een werkwijze onvoldoende is geborgd.
Wie deze signalen tijdig herkent, kan gerichter verbeteren.
In de huidige arbeidsmarkt is personeel een belangrijk onderdeel van risicomanagement geworden.
Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer meerdere ervaren medewerkers vertrekken? Is voldoende kennis binnen het team aanwezig? Zijn cruciale werkzaamheden afhankelijk van één persoon? En is er voldoende aandacht voor opleiding, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid?
Personeelsbeleid en kwaliteitsbeleid kunnen daarom niet los van elkaar worden gezien. Continuïteit van zorg begint immers bij voldoende gekwalificeerde en betrokken medewerkers.
Het uitvoeren van een risicoanalyse vraagt om een kritische blik op de hele organisatie. Juist een onafhankelijke blik van buitenaf kan helpen om risico’s zichtbaar te maken die intern inmiddels als vanzelfsprekend worden beschouwd.
QualityCare Management kan zorgorganisaties ondersteunen bij onder andere:
Daarbij draait het niet om nóg meer documenten of registraties. Het doel is juist om een werkbaar kwaliteitssysteem te creëren dat de organisatie ondersteunt en risico’s beheersbaar maakt.
Goed risicomanagement betekent niet dat er nooit meer iets misgaat. Het betekent dat een organisatie weet waar haar kwetsbaarheden liggen, signalen tijdig herkent en voorbereid is wanneer zich problemen voordoen.
Door risico’s structureel onderdeel te maken van kwaliteitsmanagement ontstaat meer grip op kwaliteit, veiligheid en continuïteit.
En daarmee wordt risicomanagement geen verplicht onderdeel van het kwaliteitshandboek, maar een praktisch hulpmiddel om de organisatie iedere dag een beetje sterker te maken.
Meer weten? Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.
Blogs
