WLZ-aanbesteding: een goede voorbereiding maakt het verschil

Voor zorgorganisaties die zorg leveren vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz) zijn aanbestedingen en inkoopprocedures belangrijke momenten. Het is vaak meer dan alleen het indienen van documenten. Zorgkantoren kijken steeds kritischer naar kwaliteit, governance, bedrijfsvoering en de manier waarop een organisatie continu werkt aan verbetering.

Een goede voorbereiding kan daarom het verschil maken tussen een soepel traject en een proces waarin veel informatie op het laatste moment moet worden verzameld.

Een aanbesteding vraagt meer dan een ingevuld formulier

Bij een Wlz-aanbesteding wordt niet alleen gekeken naar de administratieve gegevens van een organisatie. Steeds vaker draait het om de vraag hoe een zorgorganisatie kwaliteit daadwerkelijk borgt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Het kwaliteitsmanagementsysteem
• Cliëntveiligheid
• Risicobeheersing
• Personeelsbeleid
• Continu verbeteren
• Governance en intern toezicht
• Wet- en regelgeving
• Leren van incidenten en verbeteracties

Wanneer deze onderdelen goed zijn ingericht, wordt het samenstellen van een aanbestedingsdossier aanzienlijk eenvoudiger.

Begin ruim op tijd

Een veelgemaakte fout is dat organisaties pas starten wanneer de aanbesteding officieel wordt gepubliceerd. Daardoor ontstaat tijdsdruk en moeten documenten, beleidsstukken en kwaliteitsgegevens in korte tijd worden verzameld of zelfs nog worden opgesteld.

Door gedurende het jaar documenten actueel te houden, ontstaat veel meer rust tijdens de aanbestedingsperiode.

Denk hierbij aan:

• actuele beleidsdocumenten;
• een recent kwaliteitsplan;
• evaluaties van verbetermaatregelen;
• cliënttevredenheid;
• scholingsplannen;
• risicoanalyses;
• interne audits.

Deze documenten vormen vaak de basis van een sterke inschrijving.

Kwaliteit aantoonbaar maken

Goede zorg leveren is één ding, maar aantonen dat kwaliteit structureel wordt bewaakt is minstens zo belangrijk.

Zorgkantoren willen zien dat een organisatie:

• leert van ervaringen;
• verbetermaatregelen daadwerkelijk uitvoert;
• medewerkers betrekt bij kwaliteitsontwikkeling;
• voldoet aan relevante wet- en regelgeving;
• inzicht heeft in risico’s en verbeterkansen.

Een organisatie die continu werkt aan kwaliteit hoeft hiervoor tijdens een aanbesteding vaak minder extra inspanning te leveren.

De kracht van een onafhankelijke blik

Tijdens een aanbesteding zijn organisaties vaak vooral bezig met de inhoud van de zorg. Een onafhankelijke adviseur kan juist kritisch meekijken naar de volledigheid van het dossier, de onderbouwing van beleidskeuzes en de aansluiting op de gestelde eisen.

Hierdoor worden hiaten eerder zichtbaar en kunnen deze tijdig worden opgelost.

Hoe QualityCare Management kan ondersteunen

Een succesvolle Wlz-aanbesteding begint niet op de dag dat de documenten moeten worden ingediend, maar maanden daarvoor. QualityCare Management ondersteunt zorgorganisaties bij het op orde brengen van kwaliteitsprocessen en de voorbereiding op aanbestedingen.

Onder andere door ondersteuning bij:

• het opstellen en actualiseren van kwaliteitsdocumenten;
• interne audits en kwaliteitscontroles;
• procesoptimalisatie;
• voorbereiding op Wlz-aanbestedingen;
• implementatie van wet- en regelgeving;
• risicoanalyses en verbeterplannen;
• begeleiding van kwaliteitsmanagement.

Hierdoor ontstaat niet alleen een sterker aanbestedingsdossier, maar vooral een organisatie die continu werkt aan kwaliteit en verbetering.

Investeer vandaag in de aanbesteding van morgen

Een Wlz-aanbesteding is geen los project, maar een moment waarop zichtbaar wordt hoe een organisatie dagelijks werkt aan kwaliteit. Organisaties die continu investeren in kwaliteitsontwikkeling, hebben tijdens een aanbesteding vaak een voorsprong.

Door kwaliteit niet alleen vast te leggen, maar ook zichtbaar te maken in de praktijk, ontstaat een stevige basis voor toekomstige samenwerkingen met zorgkantoren.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.