Bereid je voor op audits

Voorbereid op audits: 7 stappen naar een succesvolle kwaliteitscontrole

Een audit. Het woord alleen al kan spanning oproepen binnen een zorgorganisatie. Toch is een audit geen ‘examen’ om door te komen, maar een kans om inzicht te krijgen in je eigen processen en kwaliteit.

Goed voorbereid een audit ingaan geeft niet alleen rust, maar vergroot ook het vertrouwen van auditors en medewerkers in je organisatie. Bij Quality Care Management begeleiden we zorgorganisaties regelmatig bij audittrajecten.

We delen graag onze 7 stappen om audits soepel en succesvol te laten verlopen.

1. Ken de criteria

Of het nu gaat om een HKZ-, ISO-, NEN- of interne audit: alles begint met kennis van de normen en eisen. Zorg dat je precies weet:

• Welke normen van toepassing zijn
• Welke documenten of registraties nodig zijn
• Welke vragen je kunt verwachten
• Een handige checklist helpt om niets te vergeten.

2. Houd je kwaliteitsmanagementsysteem actueel

Een audit draait niet alleen om papierwerk, maar om hoe processen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Houd je kwaliteitsdocumentatie actueel en zorg dat procedures ook op de werkvloer bekend en toepasbaar zijn. Regelmatig je systeem toetsen voorkomt verrassingen.

3. Voer interne controles uit

Voer zelf interne audits of quickscans uit. Zo ontdek je verbeterpunten voordat een externe auditor langskomt. Het geeft je bovendien vertrouwen dat je organisatie in control is.

4. Betrek medewerkers actief

Auditors stellen vaak vragen aan medewerkers. Bereid je team hierop voor:

• Leg uit wat een audit inhoudt
• Bespreek welke vragen kunnen komen
• Benadruk dat medewerkers gewoon eerlijk mogen antwoorden
• Een audit is geen test voor individuen, maar een moment om samen te leren.

5. Verzamel en orden bewijsstukken

Auditors vragen regelmatig naar ‘bewijslast’: formulieren, registraties, rapportages of notulen. Verzamel deze tijdig en bewaar ze op een vaste plek. Denk bijvoorbeeld aan:

• Incidentregistraties
• Evaluatieverslagen
• Interne auditrapporten
• Cliënttevredenheidsonderzoeken

6. Oefen met een proefaudit

Een proefaudit of auditgesprek kan enorm helpen om de spanning te verminderen. Laat een collega, adviseur of externe partij een audit nabootsen. Zo krijg je realistische feedback en merk je waar nog onduidelijkheden zitten.

7. Zie een audit als kans, niet als bedreiging

Een audit is geen controle ‘om je te pakken’, maar een hulpmiddel om te verbeteren. Laat zien waar je organisatie trots op is, maar wees ook eerlijk over uitdagingen. Auditors waarderen openheid en een lerende houding.

Klaar voor de audit?

Een goede voorbereiding is het halve werk. Door proactief aan de slag te gaan, voorkom je stress en laat je zien dat jouw organisatie kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan.

Wil je hulp bij de voorbereiding op jouw volgende audit? Bij Quality Care Management staan we graag voor je klaar. Samen zorgen we ervoor dat jouw organisatie met vertrouwen de audit ingaat.

Neem voor een vrijblijvend gesprek contact met ons op.